Wedding Planner – Full Service

Per alcune wedding planners, full-service (servizio di organizzazione completa delle nozze) significa poche ore di aiuto per poi scomparire, mentre per altre quel numero può raggiungere centinaia di ore di lavoro per aiutare e supportare la coppia quasi senza limiti.

Organizzare un matrimonio è un affare piuttosto complesso e l’opzione della Wedding Planner Full Service è sempre la preferibile.

Perché? Molto semplicemente puoi concederti il lusso di avere una professionista che si occuperà di tutto, garantendoti un livello di qualità decisamente molto alto.

Forse molti ancora non lo immaginano, ma strada facendo gli sposi si rendono presto conto che organizzare e creare un matrimonio è un compito davvero immane, ed un percorso lungo e denso di impegni. Per fortuna, l’esperienza accumulata da una professionista è ciò che verrà messo a tua disposizione per far sì che tutto funzioni a meraviglia.

Per aiutarti a capire meglio, concentriamoci su cosa significa veramente una organizzazione Full Service di un matrimonio.

Innanzitutto una Wedding Planner Full Service dovrebbe sempre includere l’aiuto per la selezione dei fornitori, partendo da una lista di aziende e professionisti di fiducia e garantendo l’assistenza nelle trattative e nella contrattazione.

Partendo dalle indicazioni degli sposi e dalle caratteristiche del matrimonio, una wedding planner ti dovrà aiutare ad individuare ogni professionista di cui avrai bisogno. Probabilmente ti segnalerà anche fornitori a cui non avevi mai nemmeno pensato.

Anche se hai già scelto la tua location, il tuo planner sarà lì per gestire ogni rapporto tra te e la site manager, negoziare i prezzi del catering e stabilire tutte le tempistiche dell’evento per assicurare che tutto fili alla perfezione.

Un servizio completo deve includere tutti i sopralluoghi necessari alla progettazione dell’evento e alla pianificazione del lavoro di ogni fornitore prescelto, coordinandoli tutti come un vero regista.

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Non solo allestimenti.

Le coppie tendono a confondere gli allestimenti di un matrimonio con tutto ciò che fa una wedding planner, ma sono davvero i dettagli meno visibili quelli che alla fine che contano di più e fanno la differenza.

L’organizzazione di un matrimonio di successo deve badare molto più che solo all’estetica, perché ha a che fare con il processo e il lavoro di squadra gestito proprio dalla wedding planner.

Le Wedding Planners fanno in modo che il vostro evento sia pianificato per tempo, risolvono problemi di cui non vi accorgerete nemmeno, gestiscono gli inconvenienti dell’ultimo minuto e sono il vostro alter ego in qualsiasi situazione durante tutto il processo di pianificazione.

La pianificazione di un servizio completo significa anticipare ogni tua esigenza, ma anche per creare un evento tutto tuo, unico e creato su misura per te.

Non solo gli Sposi.

Una Wedding Planner Full Service ha a cuore l’esperienza di ogni tuo ospite.

Ovviamente sarà focalizzata su di te. Ma si assicurerà che anche i tuoi ospiti possano godere di un’esperienza memorabile.

Dalla prima risposta all’RSVP, fino al benvenuto nella stanza d’albergo, e in qualsiasi momento di contatto con i tuoi ospiti, la wedding planner ed il suo team si attiveranno in maniera premurosa per curare ogni dettaglio e farli sentire davvero speciali.

Il servizio di una wedding planner full service va ben oltre il giorno del matrimonio.

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Parte burocratica.

La wedding planner full service inoltre, si prende cura dei contratti di ogni tuo fornitore, li controlla e li verifica, prima che tu li debba sottoscrivere.

Ti aiuta a concordare le clausole più importanti, grazie alla sua esperienza nel settore. Ovviamente dopo averti assistito nella negoziazione del prezzo e nella selezione del fornitore più appropriato per il tuo matrimonio. Poi gestirà con la coppia i termini di pagamento e le scadenze degli stessi.

Facciamo però un passo indietro. Non si può iniziare un processo di organizzazione senza prima avere costruito un budget ben dettagliato.

Questo significa spesso anche educare le coppie sui prezzi di mercato più in linea con le aspettative degli sposi stessi.

E una volta strutturato il budget perfetto, questo va monitorato in maniera puntuale e costante, facendo sì che ogni eventuale aumento di spesa sia ben calibrato e condiviso con gli sposi.

Intimità e Professionalità.

Non hai a che fare con una wedding planner che dipende quasi unicamente dal tuo matrimonio, ma con una professionista con un importante portfolio di clienti ed un bagaglio di esperienza, che al tempo stesso deve riuscire a stabilire un legame intimo con la sposa, trasmettendo competenza e autorevolezza.

E ‘importante mantenere un approccio empatico ma pragmatico con le coppie: la wedding planner deve assolutamente capire cosa desiderano gli sposi, e quale sia il loro sogno più grande.

Budget

In un modo o nell’altro, il budget influenzerà molte decisioni. Molto presto, già dalle prime fasi della pianificazione, la wedding planner dovrebbe avviare una discussione approfondita con i clienti per capire quale sia il loro budget per il matrimonio. Alcuni sposi non ne hanno la minima idea, o se ne sono fatti una idea completamente sbagliata, se rapportata ai loro desideri.

La Wedding Planner sa trasformare le richieste degli sposi in un budget molto dettagliato e molto vicino alle spese finali e reali. Il tutto in poco tempo. Questo aiuta gli sposi a capire se le loro aspettative siano realizzabili o se invece devono cambiare qualcosa, in eccesso come in difetto.

Location

Una volta poste le basi del rapporto con gli sposi, è il momento di iniziare la ricerca della location. Confrontare diverse location può essere uno dei lavori più complicati per un wedding planner perché è proprio lì dove si crea il massimo valore emozionale per gli sposi.

Ogni location genera diverse emozioni e fa scattare l’immaginazione per iniziare a sognare i momenti che verranno vissuti il giorno delle nozze. Sarà la wedding planner a dover interpretare quelle emozioni negli sposi e carpirle fin dalla prima visita.

Prima di prendere una decisione, il supporto della professionista diventa prezioso per valutare prezzi, servizi opzionali, sovraprezzi, piani B, e soprattutto disponibilità. Il lavoro della wedding planner è quello di fornire le migliori opzioni possibili per ogni coppia e sarà lei a guidarvi nella lettura e nella comprensione del contratto, oltre a gestire il rapporto con la location prescelta, fino al giorno del vostro matrimonio.

I fornitori

Dopo avere progettato lo stile e il mood del è il momento di iniziare a selezionare fornitori. Questi saranno quelli più adatti alla realizzazione del ricevimento che la Wedding Planner ha proposto agli sposi e concordato con loro, meglio se presentando bozzetti e progetti.

Ecco perchè la Wedding Planner vi proporrà di incontrare una selezione dei fornitori che avrà ritenuto essere i migliori e i più appropriati per concretizzare il vostro matrimonio. Saranno poi gli sposi ad entrare in sintonia con quelli che diventeranno la loro scelta finale.

Alcuni sposi hanno difficoltà nel prendere decisioni e possono sentirsi sopraffatti  da dubbi e insicurezze: una brava professionista li accompagna agli incontri e li aiuta a farsi una idea più informata e completa per ogni fornitore. Altri sposi possono avere poco tempo a disposizione, oppure se stanno organizzando un Destination Wedding potrebbero essere in grado di fare un solo incontro prima del matrimonio.

In questi casi l’esperienza e le conoscenze dirette della wedding planner diventano ancora più determinanti perché la fiducia degli sposi verrà riposta interamente in lei, ovviamente insieme a tutte le responsabilità che ne conseguono.

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Il momento di concretizzare

Dopo che location e fornitori sono stati scelti e prenotati, gli sposi iniziano un percorso durante il quale avranno bisogno di un prezioso aiuto, per tutti quei dettagli che renderanno il matrimonio il giorno magico che hanno sempre immaginato.

Una wedding planner può aiutare la sposa nella selezione dell’abito, accompagnandola agli appuntamenti presso gli ateliers, e altrettanto può fare con lo sposo.

E’ fondamentale seguire passo dopo passo la realizzazione di centritavola, allestimenti e decorazioni floreali, perchè la wedding planner dovrà garantire la riuscita dell’evento sognato dagli sposi. Aiuterà gli sposi a scegliere la wedding cake, i colori di ogni dettaglio, e a selezionare il menu, sedendo al loro fianco durante le prove del cosiddetto tasting, con i catering selezionati. Tutto ciò mentre sarà proprio lei a tenere d’occhio il budget degli sposi.

E non dimenticate tutta la Wedding Stationery! Stiamo parlando di Save the Date, inviti, partecipazioni, menu, segnaposti, libretti messa, tableau e via dicendo. Servirà un progetto coordinato e una wedding planner in grado di studiare un logo per gli sposi, un sito web dedicato e tutte le stampe necessarie. E anche quando gli sposi saranno in ritardo nella compilazione della lista degli invitati, lei sarà al loro fianco

Giorno del matrimonio

Il giorno delle nozze, la wedding planner deve arrivare presso la location prima di tutti, o comunque abbastanza presto per supervisionare tutti gli allestimenti e i preparativi di ogni fornitore coinvolto, e per risolvere tutte le questioni che possono insorgere all’ultimo momento.

La wedding planner deve essere il collegamento tra tutti i fornitori e gli sposi il giorno delle nozze, possibilmente alleviandoli da qualsiasi aspetto operativo e organizzativo. Ciò consentirà agli sposi di godersi appieno la giornata con i loro amici e la loro famiglia.

Detto ciò…

..il nostro dovere primario è quello di soddisfare le preoccupazioni che la sposa aveva quando ha deciso di cercare una wedding planner. E’ un compito difficile e mai uguale al precedente, soprattutto perché ci sta venendo affidata una grande responsabilità che è quella di realizzare i sogni di due persone che si amano.

Hai già cominciato ad organizzare ma ti sei resa conto che hai bisogno dell’aiuto di una wedding planner? Oppure non sai da dove partire e ti serve che qualcuno ti dica come muoverti per organizzare le tue nozze? Puoi semplicemente scrivermi e fissare una consulenza, ti darò le indicazioni di cui necessiti e insieme daremo vita ai tuoi desideri!

Valentina

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